Hướng dẫn số 05-HD/VPTW ngày 27/5/2026 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng:
1. Mục đích và phạm vi điều chỉnh
-
Phạm vi: Quy định chi tiết về thể thức và kỹ thuật trình bày đối với văn bản giấy, văn bản điện tử và văn bản chứa bí mật nhà nước của Đảng. (Không áp dụng cho văn bản chuyên ngành, ấn phẩm sách hoặc cơ quan hoạt động theo Luật Doanh nghiệp).
-
Đối tượng áp dụng: Các cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng từ Trung ương đến cấp chi bộ.
2. Các thành phần thể thức bắt buộc của văn bản Văn bản của Đảng phải đảm bảo các thành phần sau:
-
Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam”.
-
Tên cơ quan ban hành văn bản.
-
Số và ký hiệu văn bản.
-
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành.
-
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
-
Nội dung văn bản.
-
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
-
Dấu cơ quan ban hành văn bản (hoặc chữ ký số đối với văn bản điện tử).
-
Nơi nhận văn bản.
3. Các thành phần thể thức bổ sung (Tùy chọn theo tính chất văn bản)
-
Phụ lục kèm theo.
-
Dấu chỉ mức độ mật hoặc mức độ khẩn (Khẩn, Thượng khẩn, Hỏa tốc).
-
Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến (Lưu hành nội bộ, Không phổ biến trên phương tiện thông tin đại chúng…), tài liệu hội nghị, dự thảo.
-
Ký hiệu người soạn thảo, số lượng bản phát hành và thông tin liên hệ của cơ quan ban hành.
4. Quy định về bản sao văn bản
-
Hướng dẫn cụ thể cách thức sao từ văn bản giấy sang giấy, từ văn bản điện tử sang giấy và từ giấy sang điện tử (scan, sử dụng chữ ký số của cơ quan và người có thẩm quyền).
5. Kỹ thuật trình bày cơ bản (Phông chữ, khổ giấy, lề)
-
Phông chữ: Times New Roman, bộ mã Unicode, màu đen. Chữ ký số trên văn bản điện tử dùng màu xanh, định dạng .png nền trong suốt.
-
Khổ giấy: Chủ yếu là A4 (210 mm x 297 mm) hoặc A5 đối với một số giấy tờ hành chính.
-
Căn lề (với trang in một mặt): Lề trên 20 mm, lề dưới 20 mm, lề trái 30 mm, lề phải 15 mm.
6. Hiệu lực thi hành
-
Hướng dẫn này có hiệu lực kể từ ngày ký (27/5/2026).
-
Thay thế Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 04/3/2018 và bãi bỏ một số Công văn liên quan trước đó.
Phụ lục 1
sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản của Đảng
(Kèm theo Hướng dẫn số 05-HD/VPTW, ngày 27/5/2026 của Văn phòng Trung ương Đảng)
—–
Ghi chú:
| 1. Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam”;
2. Tên tổ chức, cơ quan ban hành văn bản; 3. Số và ký hiệu văn bản; 4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; 5a. Thể loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản; 5b. Trích yếu nội dung công văn; 6. Nội dung văn bản (có thể nhiều trang); 7a, 7b, 7c. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; 8. Dấu, chữ ký số của tổ chức, cơ quan; |
9a, 9b. Nơi nhận văn bản;
10. Dấu chỉ mức độ khẩn; 11a. Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, phổ biến; 11b. Chỉ dẫn về dự thảo văn bản; 12. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; 13. Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản; 14. Chữ ký số của cơ quan trên bản sao sang văn bản điện tử; 15. Chữ ký số của cá nhân trên bản sao sang văn bản điện tử. |
Phụ lục 2
mẫu trình bày thể thức văn bản và bản sao văn bản
(Kèm theo Hướng dẫn số 05-HD/VPTW, ngày 27/5/2026 của Văn phòng Trung ương Đảng)
—–
|
TT |
Thành phần thể thức |
Loại chữ |
Cỡ chữ |
Kiểu chữ |
Minh hoạ |
|
1. |
Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam” |
In hoa |
15 |
Đứng, đậm |
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM |
|
2. |
Tên cơ quan ban hành văn bản, cơ quan sao văn bản |
|
|
|
|
|
|
– Tên cơ quan cấp trên trực tiếp |
In hoa |
14 |
Đứng |
ĐẢNG BỘ TỈNH LÂM ĐỒNG |
|
|
– Tên cơ quan ban hành văn bản |
In hoa |
14 |
Đứng, đậm |
ĐẢNG UỶ ĐẶC KHU PHÚ QUÝ |
|
3. |
Số và ký hiệu văn bản |
In thường |
14 |
Đứng |
Số 127-QĐ/TW |
|
4. |
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản |
In thường |
14 |
Nghiêng |
Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2025 |
|
5. |
Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản |
|
|
|
|
|
|
– Thể loại văn bản |
In hoa |
15-16 |
Đứng, đậm |
BÁO CÁO |
|
|
– Trích yếu nội dung văn bản |
In thường |
14-15 |
Đứng, đậm |
kết quả đại hội chi bộ nhiệm kỳ 2025 – 2030 |
|
|
– Trích yếu nội dung thể loại công văn |
In thường |
12 |
Nghiêng |
về việc chuẩn bị hội nghị trực tuyến quán triệt Nghị quyết Trung ương 12 khoá XIII |
|
6. |
Nội dung văn bản |
In thường |
14-15 |
Đứng |
Trong công tác chỉ đạo… |
|
|
– Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương |
In thường |
14-15 |
Đứng, đậm |
Phần I; Chương II (hoặc: Phần thứ nhất; Chương thứ hai) |
|
|
– Tên phần, chương |
In hoa |
14-15 |
Đứng, đậm |
QUY ĐỊNH CHUNG |
|
|
– Từ “Mục” và số thứ tự của mục |
In thường |
14-15 |
Đứng, đậm |
Mục 1 |
|
|
– Tên mục |
In hoa |
14-15 |
Đứng, đậm |
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI |
|
|
– Từ “Điều”, số thứ tự và tên điều |
In thường |
14-15 |
Đứng, đậm |
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng |
|
|
– Khoản |
In thường |
14-15 |
Đứng |
1. Quy định về… |
|
|
– Điểm |
In thường |
14-15 |
Đứng |
a) Đại hội đại hiểu đảng bộ tỉnh, thành phố |
|
7. |
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản, sao văn bản |
|
|
|
|
|
|
– Quyền hạn ký văn bản, bản sao |
In hoa |
14 |
Đứng, đậm |
T/M BAN THƯỜNG VỤ |
|
|
– Chức vụ của người ký văn bản, bản sao |
In hoa |
14 |
Đứng |
PHÓ BÍ THƯ |
|
|
– Họ tên của người ký văn bản, bản sao |
In thường |
14 |
Đứng, đậm |
Nguyễn Văn A |
|
8. |
Dấu tổ chức ban hành văn bản, sao văn bản |
|
|
|
Thực hiện theo quy định của Ban Bí thư, hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương và Bộ Công an |
|
9. |
Nơi nhận văn bản |
|
|
|
|
|
|
– Từ “Kính gửi” đối với thể loại công văn, “Kính trình” đối với thể loại tờ trình |
In thường |
14 |
Nghiêng |
Kính gửi: |
|
|
– Tên tổ chức, cơ quan, cá nhân sau từ “Kính gửi”, “Kính trình” |
In thường |
14-15 |
Đứng |
– Ban Bí thư Trung ương;
– Văn phòng Trung ương Đảng; |
|
|
– Từ “Nơi nhận” |
In thường |
14 |
Đứng, có gạch chân |
Nơi nhận: |
|
|
– Tên tổ chức, cơ quan, cá nhân sau từ “Nơi nhận” |
In thường |
12 |
Đứng |
– Các đảng uỷ xã, phường trực thuộc;
– Các đồng chí Tỉnh uỷ viên; – Lưu Văn phòng Tỉnh uỷ. |
|
10. |
Dấu chỉ mức độ mật và các thông tin cần thiết trên văn bản mật |
|
|
|
Thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Công an |
|
11. |
Dấu chỉ mức độ khẩn |
In hoa |
14 |
Đứng, đậm |
KHẨN |
|
12. |
Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, phổ biến, giao dịch, dự thảo văn bản và tài liệu hội nghị |
|
|
|
|
|
|
– Chỉ dẫn phạm vi lưu hành |
In hoa |
12 |
Đứng, đậm |
TÀI LIỆU HỘI NGHỊ |
|
|
– Chỉ dẫn dự thảo văn bản |
In thường |
14 |
Nghiêng |
Dự thảo lần 2 |
|
13. |
Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành |
In thường |
11 |
Đứng |
NguyenVanAn-26 |
|
14. |
Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản |
In thường |
10 |
Đứng |
Số 9A, Nguyễn Cảnh Chân, Ba Đình, Hà Nội; |
|
15. |
Số trang văn bản, phụ lục |
In thường |
14 |
Đứng |
28 |
Phụ lục 3
mẫu dấu bản sao văn bản và sơ đồ bố trí thành phần thể thức bản sao văn bản giấy
(Kèm theo Hướng dẫn số 05-HD/VPTW, ngày 27/5/2026 của Văn phòng Trung ương Đảng)
—–
1. Mẫu dấu đóng trên văn bản giấy
1.1. Mẫu dấu Bản sao văn bản hình chữ nhật: Kích thước 80 mm x 50 mm, mực dấu màu đỏ. Phía trên là hàng chữ “Bản sao văn bản” trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, phông chữ Times New Roman; phía dưới là các hàng chữ “Cơ quan, tổ chức sao”, “Số, ký hiệu bản sao”, “Hình thức sao”, “Địa danh và ngày tháng năm sao”, “Nơi nhận bản sao”.
1.2. Ghi chú
(1) Cơ quan, tổ chức sao: Ghi tên cơ quan, tổ chức sao văn bản;
(2) Số, ký hiệu bản sao: Số bản sao văn bản ghi liên tục từ số 01 chung cho tất cả các hình thức sao trong một nhiệm kỳ cấp uỷ; Ký hiệu bản sao văn bản ghi chung là “BS”;
(3) Hình thức sao: Ghi hình thức sao (sao y, sao lục, trích sao);
(4) Địa danh và ngày, tháng, năm sao: Ghi địa danh và ngày, tháng năm sao văn bản;
(5) Nơi nhận bản sao: Ghi tên cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận bản sao văn bản.
2. Sơ đồ bố trí thành phần thể thức bản sao văn bản giấy
Ghi chú:
1. Dấu bản sao văn bản;
2a. Quyền hạn, chức vụ của người ký sao;
2b. Họ tên của người ký sao;
2c. Chữ ký của người ký sao;
3. Dấu cơ quan sao.
[1] Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
[2] Hướng dẫn số 03-HD/VPTW, ngày 04/6/2021 của Văn phòng Trung ương Đảng về sử dụng chữ ký số trong cơ quan, tổ chức đảng.
